Samfunnet er i stor endring, og behovet for smartere løsninger i helse- og omsorgssektoren har aldri vært mer akutt. Med en aldrende befolkning og begrenset tilgang på ressurser og arbeidskraft, står vi overfor store utfordringer med å opprettholde dagens nivå av tjenester. E-låsprosjektet representerer en del av denne endringen, og en lavthengende frukt – en løsning som gir gevinster både for samfunnet, de ansatte og de som trenger hjelp.
Gevinstanalyser
En viktig del av arbeidet frem til nyttår, har handlet om å kartlegge og konkretisere disse gevinstene. Noen kommuner jobber nå selv med å beregne hvor mye tid og penger som kan spares, vi har også fått verdifull innsikt fra kommuner som allerede har implementert e-låser hos tjenestemottakerne. Her er noen eksempler:
Sula kommune er i gang, og har fra første stund opplevd betydelige besparelser. Kommunen beregnet et gevinstestimat før implementeringen av e-lås, som viste en årlig minimums-besparelse på 340 000 kroner i timebruk og 40 000 kroner i reduserte kilometerkostnader. Bare på responstid til trygghetsalarmer har de estimert å spare i snitt 9 minutter per alarm, basert på 1 349 alarmer mellom 2022 og 2023 – noe som utgjør over 12 000 minutter spart tid. Disse besparelsene handler ikke bare om penger, men også om økt trygghet: Innbyggerne får raskere hjelp, noe som har en direkte positiv effekt på sikkerheten og livskvaliteten.
I Kristiansund kommune, med sine 24 000 innbyggere, ser man også store muligheter med e-lås. I et nøkternt anslag beregner kommunen en besparelse tilsvarende 4,9 årsverk i frigjort tid (NB. Dette er beregnet ut fra fragmentert, estimert tid som i dag brukes på nøkkelhåndtering og samtidskonflikter ved både planlagte og uplanlagte oppdrag. Det er altså summen av små bolker på noen minutter i hvert tilfelle), takket være redusert reisetid, færre nøkkeladministrasjons-oppgaver og mer effektive utrykninger. Dette er en av mange potensielle gevinster Kristiansund ser at de kan oppnå.
Kommunene vi har snakket med, nevner blant annet disse eksemplene på mulige gevinster:
- Redusert reisetid og ressursbesparelser ved å unngå dobbeltkjøring, og gjennom å gi ansatte muligheten til å enkelt kunne delegere oppdrag til kolleger ved behov.
- Økt sikkerhet gjennom elektronisk signatur og loggføring, som hindrer at nøkler kommer på avveie.
- Kortere responstid ved utrykninger for både hjemmetjeneste og nødetater.
- Enklere samhandling mellom kommunale tjenester, nødetater, spesialist-helsetjenesten, private aktører og pårørende.
- Mulighet for tryggere medisinhåndtering ved installasjon av medisinskap med e-lås hos brukeren.
- Økt trygghet og selvstendighet for brukerne, som kan gi en bedre hverdag for både dem og deres pårørende.
E-lås med andre ord mye mer enn en teknologisk løsning – det er en viktig del av omstillingen for å møte fremtidens krav i helsetjenesten. Ved å bruke ressursene smartere, kan vi gi bedre tjenester til flere, samtidig som vi sikrer trygghet og kvalitet for innbyggerne våre.
Interesse-påmelding
I midten av november sendte vi ut invitasjon til interesse-påmelding til alle kommunalsjefer for helse og ressurspersoner for velferdsteknologi i kommunene i Møre og Romsdal. I invitasjonen ba vi dem fylle ut interesseskjemaet innen 3. desember slik at vi fikk mest mulig informasjon i forkant av markedsdialogen som startet 5. desember. Målet var å få en oversikt over hvor mange kommuner i Møre og Romsdal som er interesserte i å delta i anskaffelsen, etablere lokale kontaktpersoner (prosjekteier og prosjektleder), og få et estimat på omfanget av prosjektet. Ettersom hensikten i første omgang er kartlegging, er interesse-påmeldingen ikke bindende for kommende anskaffelse. Nærmere detaljer om anskaffelsesplan, muligheter for avrop og opsjoner, samt den bindende invitasjonen, vil bli presentert senere i prosjektet. Dette er planlagt til starten av 2025, for de som melder interesse.
Dette er de tre viktigste fordelene kommunene vil få ved å delta i en felles anskaffelse:
- Økt markedskraft og forhandlingsstyrke: Ved å gå sammen i fylket kan vi oppnå bedre priser og betingelser enn enkeltstående kommuner. Dette gir større påvirkningskraft overfor leverandører, også når det gjelder mulighet for å spesifisere løsninger som møter felles behov.
- Kunnskapsdeling og synergier: Vi legger til rette for deling av beste praksis og erfaringer på tvers av kommunene i fylket. Samtidig får kommunene støtte til rigg, implementering og drift av løsningen. Dette gir bedre forutsetninger for å lykkes med innføringen og bruken av løsningen på tvers av kommunegrenser.
- Effektiv ressursbruk: Ved at anskaffelsen koordineres sentralt, kan hver kommune spare tid og ressurser på forberedelser, utforming av kravspesifikasjoner og gjennomføring av selve anskaffelsen.
Per 11. desember har 17 kommuner bekreftet at de ønsker å være med videre i prosessen. Dette er et tall vi er godt fornøyde med, samtidig kan det hende det vil være mulig å få med enda noen flere.
Workshop-turné
I slutten av oktober arrangerte vi workshoper i Ørsta, Ålesund, Molde og Kristiansund, der samtlige kommuner i Møre og Romsdal var invitert. Målet med disse samlingene var å sikre at alle får den informasjonen de trenger om prosjektet, samt å kartlegge nåsituasjonen, behov og mulige gevinster. Gjennom diskusjonene fikk vi mange verdifulle innspill som vil være nyttige i det videre prosjektarbeidet. Det var spesielt positivt at så mange ulike aktører deltok, da dette hjelper oss med å få et helhetsbilde av behovene til blant annet kommunale tjenester, innbyggere/pårørende, nødetater og spesialisthelsetjenesten.
I workshopene reflekterte vi over spørsmål som: Klarer vi oss uten e-lås i fremtiden? Hvem bør ha tilgang? Vi diskuterte også viktigheten av aktiv planlegging for å kunne bo trygt i eget hjem, da flere og flere tjenester skal ytes i hjemmet. Videre delte vi innsikter fra ulike kommuner i Norge med erfaring fra e-lås-prosjekter, et område hvor det har skjedd mye de siste årene. I tillegg til Sula kommune, som er vi nevnte innledningsvis, har vi blant annet hentet og delt erfaringer fra:
- Bergen kommune, som i sin nye anskaffelse har fokus på en løsning som muliggjør integrasjon med tredjeparts e-låser, ettersom flere har egne e-låser.
- Elverum og Innlandet, som har valgt en løsning der de setter tjenestemottakerens behov i fokus, og ansvaret for planlegging av eget liv. De har valgt en løsning som muliggjør at innbyggeren eier og betaler e-låsen selv.
Innsiktene fra erfaringsdelingen med andre kommuner, sammen med behovskartleggingen i workshopene, utgjør grunnlaget for den videre markedsdialogen og utarbeidelsen av anskaffelsesplanen. Vi jobbet også med kartlegging av nåsituasjonen, mulige gevinster og betydningen av de ulike gevinstene for hver aktør og kommunen.
Møter med Eldrerådet og Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne
Prosjektleder Filip Kronqvist deltok på møter med rådene i Møre og Romsdal fylkeskommune i Molde 5.–6. november. Hensikten var både å orientere om prosjektet og å få innspill til veien videre.
Noen av temaene som ble diskutert var:
- Viktigheten av sikkerhet, redundans og alternative løsninger for å få åpnet døren ved feil, eller ved hackerangrep.
- Integrasjons-muligheter og behov – noen har egne e-låser eller smarthus-løsninger.
- Ansvarsfordelingen ved eventuelt vedlikehold av e-låsen.
Markedsdialog og neste steg
5., 9. og 10. desember ble det gjennomført markedsdialog med tilbydere av e-låser og låssystemer. Markedsdialogen ble kunngjort via Doffin 11. September:
Digi Møre og Romsdal ønsker å kartlegge markedet for digitale nøkler, elektroniske dørlåser og systemløsninger for administrasjon og forvaltning av disse. Vi ønsker nå å komme i dialog med markedet og få en bedre forståelse av leverandører og produkter, samt hvilke løsninger de kan tilby, for videre utforming av en planlagt anskaffelse. Behovskartleggingen og markedsdialogen vil danne grunnlaget for en felles anskaffelse som potensielt kan omfatte alle kommuner i Møre og Romsdal.
I forkant har leverandørene som har meldt interesse fått tilsendt personas og spørsmål til forberedelse. I starten av året er planen å starte arbeidet med utformingen av anbudet, på bakgrunn av innsikten og behovene som er kartlagt i prosjektets innledende fase.
Foreløpig prosjektplan:
Vi vil samtidig benytte anledningen til å ønske alle ei riktig god jul og si takk for i år!
Tusen takk for innsatsen, til alle som har bidratt så langt.
Med vennlig hilsen Prosjektgruppa v/Digi Møre og Romsdal